Herindelingen

Welke stappen onderneemt u samen met KOOP om ervoor te zorgen dat dit goed geregeld is?

Stap 1

KOOP neemt rond de zomerperiode contact op met de contactpersonen van de organisaties die het daaropvolgende jaar heringedeeld worden. Onze accountmanager komt graag bij u langs om dit traject persoonlijk met u door te spreken.

Stap 2

Wanneer dit bezoek is geweest, komt u in contact met een medewerker van KOOP. Deze persoon zal gedurende het trajact uw aanspreekpunt zijn. U doorloopt alle verdere stappen ook met deze medewerker.

Stap 3

De medewerker stelt met u een nieuwe overeenkomst voor het gebruik van DROP met u op. Op deze manier weten beide partijen weer waar ze aan toe zijn. U levert vervolgens het logo aan van de nieuwe organisatie en de gebruikers voor de verschillende KOOP-applicaties aan. Deze gebruikers krijgen op dat moment enkel rechten om als invoerder te fungeren. Op deze manier kunnen besluiten klaar voor publicatie worden gezet in de verschillende KOOP-applicaties.

Let op! We verzoeken met klem om op dat moment nog geen metagegevens in te voeren. Enkele dagen voor het nieuwe jaar wordt er een update doorgevoerd die ervoor zorgt dat de nieuwe organisaties actief worden in de verschillende systemen. Als u op dat moment al metadata heeft ingevuld, dan wordt de update niet doorgevoerd bij de betreffende besluiten en zal er een foutmelding naar voren komen op het moment dat u deze besluiten wil publiceren.

Stap 4

Twee werkdagen voor het nieuwe jaar ontvangt u van KOOP bericht dat de aangemelde gebruikers publicatierechten hebben ontvangen. U kunt vanaf dit moment de metadata invoeren en de regelingen daadwerkelijk publiceren. De regelingen voor de nieuwe organisatie staan dan op 2 januari online, omdat 1 januari een feestdag is (en dus geen publicatiedag). 

Hoe gaat het verder?

Er zullen flink wat regelingen gepubliceerd worden voor de nieuwe organisatie. Maar waarschijnlijk zal er nog een flink deel van de regelgeving van de oude organisatie van kracht blijven. Dit is prima, artikel 28 van de wet ‘algemene regels herindeling’ schrijft voor dat “de op de dag, voorafgaande aan de datum van herindeling, voor een overgaand gebied geldende gemeentelijke voorschriften behouden gedurende twee jaren na die datum voor dat gebied hun rechtskracht, voor zover het bevoegde orgaan van de gemeente waaraan dat gebied is toegevoegd, deze voorschriften niet eerder vervallen verklaart”. Kortom, regelingen die u als nieuwe organisatie nog niet vervallen heeft verklaard behouden twee jaar hun rechtskracht vanaf het moment van herindeling.

U kunt de regelingen van de oude organisatie als volgt vervallen verklaren:

1. U maakt het intrekkingsbesluit namens de nieuwe organisatie bekend;
2. Vervolgens neemt u contact op met KOOP. U als contactpersoon van uw organisatie krijgt rechten in DROP namens de oude organisatie;
3. U logt in namens de oude organisatie. Vervolgens zoekt u in DROP het besluit dat wordt ingetrokken. U kunt via de optie ‘redactioneel bijwerken’ een einddatum toevoegen aan de betreffende regeling;
4. Zodra de actie is voltooid, meldt u zich weer bij KOOP. Wij ontnemen dan de rechten voor de oude organisatie weer. We borgen er op die manier voor dat er geen nieuwe publicaties namens de oude organisatie worden gedaan.