KOOP Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties

In de praktijk

Capelle aan den IJssel: 'Als je informatie kunt ontsluiten, moet je het doen'

Datum:  04-12-2009

In oktober 2009 heeft Capelle aan den IJssel een vernieuwde versie van de website bekendmakingencapelle.nl in gebruik genomen. Michel de Man, beleidsadviseur Informatie- en Communicatietechnologie, was als projectleider verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. ‘Als onze interne processen niet op orde zijn, zie je dat onmiddellijk terug op de website.’

Bekendmakingencapelle.nl  is een subsite van onze Capelse website. Op de homepage zie je een Google Maps-presentatie. Wekelijks kun je precies zien welke vergunningen zijn aangevraagd en al dan niet verleend. Denk daarbij aan bouw- en sloopaanvragen, kap- en horecavergunningen’, legt De Man uit.

Aanleiding voor het project waren de vier transparantieproducten van Stichting ICTU : Bekendmakingen, Samenwerkende Catalogi, Decentrale Regelgeving en Vergunningen. ‘Met Bekendmakingen was Capelle aan den IJssel al een heel eind. We concludeerden dat het stapje van Bekendmakingen naar het publiceren van Vergunningen een kleine was. Bovendien paste het stapje goed bij de ambitie van Capelle aan den IJssel om in 2015 papierloos te zijn. Een flinke ambitie waar we overigens nog heleboel stappen voor moeten nemen.’

Voorwaarden 

Basisvoorwaarde voor de uitvoering van zo’n project is volgens De Man dat de interne processen op orde zijn. ‘Als dat niet goed is geregeld, heeft digitaliseren geen enkele zin. Als een afdeling niet op orde is, werkt dat onmiddellijk door op de website. Afstemming met de afdeling Vergunningen en Handhaving is essentieel voor het slagen van het project.’

Capelle aan den IJssel ontsluit de vergunningen volgens de nieuwste landelijke standaard, het Informatie Publicatie Model 4.0 . De Man: ‘De standaard is een set basisvoorwaarden waar je aan moet voldoen en die e-Overheid voor Burgers aan gemeenten ter beschikking stelt. De samenwerking met e-Overheid voor Burgers gaat overigens verder. In een convenant hebben we vastgelegd wat we met elkaar willen bereiken. Bovendien is e-Overheid voor Burgers tijdens het project vaak aangeschoven en hebben ze ons goede adviezen gegeven.’

Het standaardmodel heeft De Man bij een leverancier neergelegd. ‘Die heeft ons vervolgens een versie geleverd die aansluit op het vergunningenproject en volledig voldoet aan de eisen die de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) stelt. De samenwerking met de leverancier verliep goed. Ze hebben meer gemeenten als klant en begrijpen onze wensen daarom goed.’

Leren van elkaar 

Tegen interne obstakels is Capelle aan den IJssel eigenlijk nauwelijks aangelopen. ‘Dat komt ook omdat we geleerd hebben van andere gemeenten’, aldus De Man. We hebben bijvoorbeeld contact gehad met Nijmegen. Die gemeente heeft al veel ervaring opgedaan met het digitaliseren van vergunningen en bouwaanvragen. Zulke contacten zijn belangrijk. Het zou natuurlijk volstrekt onzinnig zijn om zelf opnieuw het wiel uit te vinden.’

‘Een aandachtspunt was de privacy. Bij bouwaanvragen maken we bijvoorbeeld gebruik van een formulier van het Ministerie van VROM. Daarin wordt naar gegevens gevraagd die niet mogen worden gepubliceerd. Denk aan het Burgerservicenummer, NAW-gegevens of een handtekening. We hebben het eenvoudig opgelost: datgene wat privacy-gevoelig is, publiceren we niet op de website.’

Natuurlijk waren er ook technische knelpunten. Maar, zegt De Man: ‘Als we wachten tot alles is gekoppeld en gedigitaliseerd, dan zijn we vijf jaar verder. Wij benaderen het pragmatisch: we gaan aan de slag, lopen tegen kinderziektes en onvolkomenheden aan en sturen bij. We beschouwen het project als een leerproject, waarna we onze bevindingen in vervolgprojecten kunnen gebruiken.’

Voorzien in behoefte 

In oktober 2009 is de website live gegaan. Loopt alles naar wens? ‘We moeten verder werken aan de volledigheid van de site’, zegt De Man. ‘Ik denk dat de bezoekers gewoon aan het systeem moeten wennen. Iedereen moet zijn of haar weg daarin weten te vinden. Daarom hebben we besloten een extra zoekmogelijkheid in te bouwen. Op de homepage komt een Google Site Search. Dat is een applicatie, waarmee je binnen alle bekendmakingen en vergunningen op elk gewenst trefwoord kunt zoeken.’

‘Verder signaleer ik de winst die burgers en bedrijven met de nieuwe website kunnen boeken. De toepassing breidt onze dienstverlening uit en biedt primair de mogelijkheid hen nog beter te informeren. Een Capelse ondernemer die niet in de buurt woont, wil graag weten wat er in de directe omgeving van zijn bedrijfspand gaat gebeuren. Hij krijgt geen lokale krant, maar kan de ontwikkelingen via de website volgen.’

Volgens De Man moet de site nog wel meer bekendheid krijgen. ‘Aangezien Capelle aan den IJssel de eerste gemeente is die het op deze manier en volgens het laatste model doet, zijn de bezoekers nu vooral gemeenten die kijken hoe wij het hebben geregeld.’

Intussen werkt Capelle aan den IJssel verder aan de verbetering van haar digitale dienstverlening. ‘Een logisch en ingrijpend vervolgtraject vanaf begin januari is een proef met de digitalisering van de aanvraag van bouwvergunningen, inclusief bouwtekeningen, in ons elektronisch document management systeem. Daar willen we graag ervaring mee opdoen. Verder sluiten we zoveel mogelijk bij initiatieven aan. Zoals bij het programma Minder regels meer service van BZK, de Regiegroep Regeldruk en de VNG, dat bureaucratie moet wegnemen en waar het gaat om het optimale gebruik van beschikbare informatie. Zo kun je voorkomen dat informatie die al bij de overheid bekend is niet elke keer opnieuw hoeft te worden gevraagd en verstrekt.’

En de winnaar is… 

De inspanningen van Capelle aan den IJssel zijn niet onopgemerkt gebleven. In november zijn de resultaten en ranglijsten naar aanleiding van het Jaaronderzoek 2009 van de Overheid.nl Monitor  bekend geworden. Capelle aan den IJssel kwam als grote winnaar uit de bus. ‘Van plaats 11 in 2008 zijn we via plaats 6 in juli 2009 naar de eerste plaats in november 2009 geklommen’, zegt De Man trots. ‘We lopen voorop. De vergunningenwebsite heeft aan die positie zeker bijgedragen. Maar ook het door de gemeente geformuleerde ambitieuze dienstverleningsconcept. En onze strategie om in te spelen op toekomstontwikkelingen, zoals die in het Nationaal Uitvoeringsprogramma betere dienstverlening en e-overheid (NUP) staan. Daar komen weer leuke initiatieven uit voort, zoals verbeterdebuurt.nl  of buurtlink.nl , waarmee je in contact komt met burgers en bedrijven. En daar doe je het uiteindelijk in eerste instantie allemaal voor.’

‘Het gaat kortom om een combinatie van factoren. Vergeet daarbij ten slotte vooral niet mijn collega’s. Die zijn stuk voor stuk heel gedreven. Daardoor is onze organisatie op orde. En, zoals ik al zei: dat is van essentieel belang. Als een gemeente digitaal ‘gaat’, moet de organisatie er klaar voor zijn. Op dit punt zijn gemeenten vaak nog kwetsbaar.’

Contact

Servicedesk KOOP

vergunningen@koop.overheid.nl
070 7000 526