KOOP Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties

Registratie Digitaal Loket

Om gebruik te maken van het Digitaal Loket moet uw organisatie geregistreerd zijn in het Digitaal Loket. De registratie dient ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het loket.

Waarom is registratie verplicht?

De aanlevering van publicatiemateriaal is een proces dat om adequate beveiliging vraagt, zeker als het via een elektronisch medium geschiedt. De toegang tot het Digitaal Loket werkt daarom met uw DigiD-OP als toegangscode. Dat vereist enige organisatie aan uw kant alsmede aan de zijde van het Digitaal Loket. Hiervoor is het noodzakelijk dat aanleverende partijen één of meerdere contactpersonen aanwijzen die de gegevens van de geautoriseerde aanleveraars doorgeven aan de functioneel beheerder van het Digitaal Loket (Sdu Uitgevers).

In het hele proces worden diverse taken en bevoegdheden onderscheiden. Om ervoor te zorgen dat de bevoegdheden op de juiste manier worden ingevuld, is het noodzakelijk om éénmalig de drie verschillende formulieren in te vullen en als set te versturen naar SDU. De set formulieren bestaat uit:

  1. een formulier ter registratie van een Bevoegd Persoon van een organisatie;
  2. een formulier om de contactpersoon, aanleveraar en supervisor van de organisatie te registreren;
  3. een formulier om een groep aanleveraars te registreren.

Wanneer er wijzigingen of beëindigingen van rollen zijn, kunt u de specifieke, losse registratieformulieren opsturen.

Uitzonderingen

Incidentele aanleveraars (organisaties die minder dan twee publicatieopdrachten per jaar toesturen) en personen die gerechtelijke aankondigingen aanleveren (bijvoorbeeld ontbindingen huwelijk of ondercuratelestellingen) hoeven zich niet te registreren voor het Digitaal Loket. Zie voor instructies 'aanleveren kopij'.

Registratieformulieren voor aanleverende organisaties van de Staatscourant, het Staatsblad en het Tractatenblad.

Hulp nodig bij het openen van deze bestanden? Kijk op onze Help-pagina.

Registratieformulieren voor aanleveraars van parlementaire stukken:

Hulp nodig bij het openen van deze bestanden? Kijk op onze Help-pagina.

Bij deze formulieren horen de volgende ondersteunende documenten:

Hulp nodig bij het openen van deze bestanden? Kijk op onze Help-pagina.

Belangrijk

  • Gelieve alle verplichte velden in te vullen anders kunnen formulieren niet in behandeling genomen worden.
  • Gelieve alle formulieren te mailen aan servicedesk.eb@sdu.nl.

Rollen in Digitaal Loket

Om toegang te krijgen tot het Digitaal Loket dient u zich te identificeren met uw DigiD-OP of uw DigiD voor burgers indien u niet als ambtenaar werkzaam bent. Het Loket controleert vervolgens of u geautoriseerd bent om met het Loket te werken. Wat u in het Digitaal Loket kunt doen, wordt bepaald door de rol(len) die u hebt en door de inrichting (groepen, documenttypes, etc).

Bevoegd persoon

Een bevoegd persoon van de aanleverende organisatie is eindverantwoordelijk voor het bekendmaken van de officiële publicaties. Daarnaast heeft een bevoegd persoon het mandaat om één of meer contactpersonen voor de organisatie te benoemen en te (laten) registreren door de Functioneel Beheerder van Sdu Uitgevers. Idealiter is een bevoegd persoon de leidinggevende van de contactpersoon, vanwege het escalatieniveau. Een bevoegd persoon kan niet inloggen in het loket en kan dus niet aanleveren. Met de bevoegd persoon wordt alleen contact opgenomen als, om welke redenen dan ook, er geen communicatie met de contactpersoon mogelijk is.

Contactpersoon

De contactpersoon is verantwoordelijk voor de aan- en afmelding van aanleveraars en supervisors die publicaties mogen aanleveren, goedkeuren en intrekken in het Digitaal Loket. Daarnaast is de contactpersoon verantwoordelijk voor het doorgeven van overige mutaties bij Sdu Uitgevers (bijvoorbeeld het uitbreiden van autorisaties op het gebied van documenttypes of het afmelden van personen die niet meer aanleveren). Sdu Uitgevers gebruikt de contactpersoon als formeel aanspreekpunt binnen de organisatie. Een contactpersoon mag tevens aanleveraar en supervisor zijn.

Aanleveraar

De aanleveraar levert de officiële publicatie aan en voorziet deze van eventuele extra gegevens, zoals grondslag en documenttype. De aanleveraar kan de door Sdu Uitgevers opgemaakte documenten vervolgens inzien via het Digitaal Loket en bij expliciete goedkeuring zo nodig corrigeren of goedkeuren. Per organisatie kunnen meerdere aanleveraars geregistreerd worden.

Groep

Een groep is een verzameling van aanleveraars die aan een zelfde publicatiesoort werkt. Zij hebben een gemeenschappelijke werkvoorraad (een gezamenlijke ‘inbox’). De gebruiker kan alleen opdrachten inzien en bewerken die in zijn of haar groep voorkomen. De organisatie stelt één of meer groepen samen, bijvoorbeeld een groep per afdeling of thema. Per groep kan slechts één persoon als contactpersoon fungeren. De contactpersoon geeft op het registratieformulier per groep aan welke documenttypes kunnen worden aangeleverd. Tevens geeft hij aan of de notificaties van het loket naar een gezamenlijke inbox van de groep verstuurd moeten worden of naar de aanleveraar van de opdracht.

Supervisor

Een supervisor is een rol bij de aanleverende partij die opdrachten kan inzien, intrekken en eindproducten goedkeurt. Als een persoon zowel de rol van aanleveraar als supervisor heeft, dan kan hij het proces van aanleveren t/m goedkeuren eindproducten afhandelen.

Overzicht rollen in aanleverproces

Contact

Servicedesk Elektronische Bekendmakingen

Sdu Uitgevers voor problemen of vragen over de productie van de publicaties:

servicedesk.eb@sdu.nl
070 378 95 78

Servicedesk KOOP

Voor klachten over de dienstverlening en overige problemen:

oep@koop.overheid.nl
070 7000 526

Rijksoverheid Informatie

Voor vragen over de inhoud van de publicaties kunt u contact opnemen met Rijksoverheid Informatie via www.rijksoverheid.nl/contact