KOOP Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties

Toelichting aanmelding

Het onderstaande stappenplan is een uitgebreide toelichting op de aanmeldprocedure om gebruik te maken van de GR-registratie en eventuele andere UBR|KOOP-producten.

Stap 1: Instellingsbesluit vaststellen door penvoerder

Deze stap is alleen van toepassing indien de GR nieuw wordt opgericht. Bij bestaande regelingen is het instellingsbesluit reeds genomen. In dat geval kan deze stap worden overgeslagen.

De start van deze processtap is, dat in het bestuurlijk besluitvormingsproces een nieuwe gemeenschappelijke regeling is vastgesteld. Daarbij is de regel van toepassing, dat de eerst aangewezene het provinciale bestuursorgaan is om als ‘penvoerder ’ op te treden, indien er geen provincie deelneemt wordt onderling besloten welke organisatie deze rol op zich neemt. De penvoerder doet de publicatie van de totstandkoming van de GR door gebruik te maken van DROP.

Het publiceren van het instellingsbesluit voor een nieuwe GR wordt door DROP ondersteund als een specifieke variant, die de aanleveraar expliciet moet selecteren (hierdoor is het soort besluit, werkwijze, publicatiedoel bepaald). De bekendmaking van het instellingsbesluit vindt plaats in de Staatscourant. De overeenkomstige nieuwe regeling dient daarnaast door de penvoerder in de decentrale regelingenbank opgenomen te worden.

Stap 2: Bepalen wat u waar gaat publiceren

Als gemeenschappelijke regeling met regelgevende bevoegdheden heeft u de keuze om AVV’s te publiceren in de bladen van alle deelnemende organisaties, of een eigen blad te gebruiken. Hierover dient u als GR een formeel besluit te nemen.

Beslisboom publiceren als GR

Per 1 januari 2015 kunt u van DROP gebruik maken om in een eigen blad te publiceren. Om te publiceren in de bladen van uw deelnemers dient u via de contactpersonen van deze deelnemers individuele accounts aan te vragen.

Stap 3: Registratie in de GR-registratie

Nadat het instellingsbesluit van de nieuwe GR succesvol is gepubliceerd, ligt het initiatief bij de contactpersoon van de bronhouder om de vervolgacties te initiëren. Daarbij geldt, dat GR-en die een openbaar lichaam zijn, zichzelf moeten aanmelden als bronhouder van de GR-registratie, indien ze via de DROP willen publiceren. Voor die GR-en, die geen openbaar lichaam zijn, is de bronhouder één van de deelnemers van de regeling,  wat door de deelnemers onderling wordt bepaald.

Voor de GR-registratie levert u samen met de aanmelding voor andere KOOP-applicaties formulieren aan. U kunt deze formulieren opvragen en opsturen via gr-registratie@koop.overheid.nl.

Stap 4: Registratie DROP-gebruikers

Na het registreren van de Gemeenschappelijke Regeling ontvangt de contactpersoon van deze GR een set aanmeldformulieren. U wijst de verantwoordelijke personen aan die documenten via de GVOP mogen publiceren. U kunt zelf bepalen hoeveel gebruikers u in de GVOP wilt laten werken. U retourneert de aanmeldingsformulieren aan de KOOP servicedesk. Vervolgens worden de contactpersonen en gebruikers geregistreerd bij KOOP en ontvangen de individuele gebruikers een e-mail waarmee ze een gebruikersnaam en wachtwoord aan kunnen vragen. Dit is de zogenaamde DigiD-OP. De te volgen stappen na het ontvangen van de e-mail wordt beschreven in de Gebruikershandleiding Aanvraagprocedure DigiD-OP.

Voor DROP en eventuele andere KOOP-applicaties levert u samen met de aanmelding voor de GR-registratie formulieren aan. U kunt deze formulieren opvragen en opsturen via gr-registratie@koop.overheid.nl.

Stap 5: Gebruikers opleiden

Om de gebruikers kennis te laten maken met DROP vindt is er een uitgebreide gebruikershandleiding beschikbaar, samen met een aantal instructievideo’s waarin de basisfuncties van de DROP worden toegelicht. Ook biedt UBR|KOOP de mogelijkheid om twee van uw gebruikers op te leiden in een eenmalige workshop van 3 uur. In deze workshop komen de juridische en functionele aspecten aan bod, en gaan de deelnemers aan de slag met de DROP.

Nadat de gebruikers een opleiding hebben gevolgd, krijgt u toegang tot de pilotomgeving DROP. Dit is een testomgeving waarin de gebruikers kunnen oefenen met het aanmaken en importeren van publicaties. Dit biedt u de mogelijkheid om gedurende een bepaalde periode DROP te gebruiken, naast het bestaande publicatieproces. Op deze manier is uw organisatie optimaal voorbereid op het daadwerkelijk live publiceren van besluiten.

Stap 6: Live publiceren

Nadat u alle stappen heeft doorlopen bent u klaar om uw besluiten via DROP te publiceren en te consolideren. Heeft u de volgende zaken geborgd in uw organisatie?

  • Heeft u als register beheerder  uw deel van de GR-registratie volledig bijgewerkt?
  • Is er een vaste contactpersoon aangesteld om nieuwe gebruikersaccounts aan te vragen?
  • Is de interne rol- en werkverdeling helder vastgelegd en geïmplementeerd?
     

Contact

Servicedesk KOOP

gr-registratie@koop.overheid.nl
070 7000 526