KOOP Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties

Implementatie

Begin 2016 zijn we gestart met de implementatie van DROP. Omdat we de bestaande regelgevingcollectie moeten migreren, voeren we de implementatie van DROP per organisatie uit. Bij "Aanmeldingen" kunt u zien wanneer uw organisatie aan de beurt is. Hieronder leest u wat u nu al kunt doen om uw organisatie voor te bereiden op de komst van DROP. Wilt u uw organisatie aanmelden voor DROP? Vul dan dit formulier in.

*Het foutenrapport bestaat uit een overzicht van de statussen van de laatste versies van de regelingen zoals deze in de CVDR staan. Alleen de laatste versies van regelingen die gepubliceerd of ingetrokken zijn worden meegenomen in de migratie op DROP. Afwijkingen van deze status, of dat er meerdere versies van de regeling zijn zonder uitwerkingtreding datum, worden als fout naar voren gebracht in het foutenrapport. Het is aan de organisatie om de opgekomen fouten te publiceren, in te trekken of te archiveren.

Voorbereiding

In de voorbereidende fase zorgt de organisatie die gaat aansluiten ervoor dat de werkprocessen in de organisatie aangepast worden op de introductie van DROP. Omdat zowel het consolideren en bekendmaken van verordeningen in de zelfde handeling wordt gedaan, dient dit ook door dezelfde persoon te worden verricht. Meer informatie over het centraliseren van de werkprocessen vindt u links in het menu onder 'Werkzaamheden centraal beleggen'.

DROP maakt bij het importeren van een Word-document gebruik van sjablonen. Een handleiding over het gebruik van deze sjablonen, de Wordimport 2.0 functie, kunt u hier vinden: Gebruikershandleiding Wordimport 2.0.pdf. Er is ook een instructievideo over het gebruik van deze sjablonen, deze is hier te vinden: Instructievideo Wordimport 2.0. De organisatie kan nu alvast de sjablonen in de organisatie implementeren. KOOP adviseert om de stellers van de publicatie alvast te laten werken in de sjablonen. De laatste versies van de sjablonen kunt u links vinden onder het kopje 'Documentatie'.

Voor de overgang naar DROP moet de CVDR helemaal up-to-date zijn. Meer informatie over het up-to-date maken van de CVDR collectie vindt u links onder 'CVDR up-to-date maken'.

Deze handelingen kan de organisatie nu alvast gereed maken. KOOP benadert organisaties om de implementatie van DROP te starten. Onder Aanmeldingen staat een voorlopige globale planning voor de aankomende maanden.

Opleiden

Voor of tijdens de migratie worden twee sleutelgebruikers door KOOP opgeleid in het gebruik van de applicatie. De workshops worden in Den Haag gegeven. Eventueel kan in samenwerking met meerdere organisaties ook een opleiding op locatie plaatsvinden.

Migreren

KOOP zoekt contact met uw organisatie. Allereerst wordt er een inventarisatie gemaakt over de drie punten die hierboven vermeld staan (werkzaamheden centraal beleggen, implementatie van de Word 2.0 sjablonen en het up-to-date maken van de CVDR). KOOP stuurt hierna een rapport met foutmeldingen die in het regelingenbestand van de organisatie zitten, welke de organisatie vervolgens verhelpt.

Als de drie hierboven vermelde punten in orde zijn in de eigen organisatie en de fouten uit het rapport zijn verholpen, dan stelt KOOP een proefmigratie beschikbaar aan de organisatie. KOOP migreert de regelingen van de organisatie vanaf een testomgeving. KOOP vraagt de organisatie om de resultaten van de proefmigratie te controleren of alles correct is overgekomen. Als alles correct is overgekomen, dan wordt er een migratieperiode ingepland.

KOOP zorgt ervoor dat het pull-back mechanisme van overheid.nl naar de eigen website blijft werken.

Overgang

Tijdens de migratie van het regelgevingbestand naar DROP kan de CVDR niet worden gebruikt. KOOP migreert de bestaande regelingen, zodat deze in DROP bruikbaar zijn. De migratie wordt door KOOP uitgevoerd, wel dient er in het geval van onvoorziene problemen snel overleg plaats te kunnen vinden met de aansluitende organisatie.

Na de migratie dient de aansluitende organisatie akkoord te geven op de gemigreerde regelingen. Zodra de migratie van regelingen succesvol is worden alle bestaande GVOP-gebruikers overgezet naar DROP. CVDR-gebruikers die in DROP gaan werken, maar geen GVOP-toegang hebben dienen door de contactpersoon te worden aangemeld via Formulier II.

Contact

Servicedesk KOOP

drop@koop.overheid.nl
070 7000 526

Wij zijn ook actief op YouTube en LinkedIn!

  • Op onze YouTube-pagina vindt u verschillende demovideo's die u helpen bij het gebruik van onze applicaties.
  • In de GVOP-groep op LinkedIn kunt u uw ervaringen uitwisselen met andere gebruikers, ook over DROP. Wij leveren ook een actieve bijdrage aan deze groep.