KOOP Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties

Implementatie

Begin 2016 zijn we gestart met de implementatie van DROP. Omdat we de bestaande regelgevingcollectie moeten migreren, voeren we de implementatie van DROP per organisatie uit. Bij "Aanmeldingen" kunt u zien wanneer uw organisatie aan de beurt is. Hieronder leest u wat u nu al kunt doen om uw organisatie voor te bereiden op de komst van DROP. Wilt u uw organisatie aanmelden voor DROP? Vul dan dit formulier in.

*Het foutenrapport bestaat uit een overzicht van de statussen van de laatste versies van de regelingen zoals deze in de CVDR staan. Alleen de laatste versies van regelingen die gepubliceerd of ingetrokken zijn worden meegenomen in de migratie op DROP. Afwijkingen van deze status, of dat er meerdere versies van de regeling zijn zonder uitwerkingtreding datum, worden als fout naar voren gebracht in het foutenrapport. Het is aan de organisatie om de opgekomen fouten te publiceren, in te trekken of te archiveren.

Organisatorisch

Om te kunnen werken met DROP moeten er op organisatorisch vlak aan drie voorwaarden worden voldaan. U kunt nu al zorgen dat uw organisatie aan deze drie voorwaarden voldoet. Dat scheelt een hoop tijd tijdens het, bovenstaande, implementatietraject. De eerste voorwaarde is het mogelijk aanpassen van de interne werkprocessen op het werken met DROP. Omdat zowel het consolideren en bekendmaken van verordeningen in de zelfde handeling wordt gedaan, dient dit ook door dezelfde persoon te worden verricht. Meer informatie over het centraliseren van de werkprocessen vindt u hier.

DROP maakt bij het importeren van een Word-document gebruik van sjablonen. Meer informatie over het gebruik van de sjablonen en hoe u deze het beste kunt implementeren vindt u hier.

Voor de overgang naar DROP moet de CVDR helemaal up-to-date zijn. Als u twijfelft of uw CVDR collectie up-to-date is, dan kunt u hier enkele tips vinden om dat te achterhalen.

KOOP benadert organisaties om de implementatie van DROP te starten, onder Aanmeldingen staat een voorlopige globale planning voor de aankomende maanden. Bovenstaande handelingen kunt u als organisatie nu al in orde maken. Als hier mee begonnen wordt op het moment dat KOOP u benaderd heeft, dan zien we graag dat deze voorwaarden binnen een periode van vier weken gerealiseerd zijn.

Uitvoerend

Alles is organisatorisch juist ingeregeld voor DROP. De volgende stap zijn een aantal uitvoerende dingen: de visuele controle van een proefmigratie en het vergaren van kennis over de applicatie. KOOP voert eerst een proefmigratie uit en vraagt aan u of u de regelingen die gegenereerd zijn door de proefmigratie kan vergelijken met de regelingen die gegenereerd door de huidige CVDR op overheid.nl, om ervoor te zorgen dat al uw wet- en regelgeving goed wordt getoond na de overgang op DROP. KOOP schat dat dit proces ongeveer 15-20 uur in beslag neemt. We zien graag dat deze controle binnen drie weken voltooid is.

Daarnaast zijn er twee punten rondom het vergaren van kennis: een workshop over het gebruik van DROP en de demo omgeving. KOOP biedt u de mogelijkheid tot het volgen van een workshop. Twee sleutelgebruikers van de organisatie kunnen deelnemen aan de workshop, waarna zij de kennis intern kunnen verspreiden mogelijk in combinatie met de demo omgeving. KOOP biedt u de demo omgeving van DROP aan, waarin u alvast kan oefenen met alle functionaliteiten van de applicatie. De workshops worden in Den Haag gegeven. Eventueel kan in samenwerking met meerdere organisaties ook een opleiding op locatie plaatsvinden.

Migreren

Er kunnen afwijkingen naar voren komen uit de controle. KOOP vraagt of u de afwijkingen kunt bundelen en aan ons toe kan sturen. KOOP heeft dan twee weken de tijd om deze afwijkingen te herstellen, zodat alles gereed is voor de overgang op DROP. KOOP gaat vervolgens de regelingen van de CVDR database migreren naar de DROP database. Hiervoor trekken we een dinsdag en een woensdag uit, waarop de organisatie geen gebruik kan maken van de CVDR en de GVOP. Na deze twee dagen wordt er enkel nog gewerkt met DROP en is de migratie een feit.

KOOP zorgt ervoor dat het pull-back mechanisme van overheid.nl naar de eigen website blijft werken.

Overgang

KOOP migreert de bestaande regelingen, zodat deze in DROP bruikbaar zijn. De migratie wordt door KOOP uitgevoerd, wel dient er in het geval van onvoorziene problemen snel overleg plaats te kunnen vinden met de aansluitende organisatie.

Na de migratie dient de aansluitende organisatie akkoord te geven op de gemigreerde regelingen. Zodra de migratie van regelingen succesvol is worden alle bestaande GVOP-gebruikers overgezet naar DROP. CVDR-gebruikers die in DROP gaan werken, maar geen GVOP-toegang hebben dienen door de contactpersoon te worden aangemeld via Formulier II.

Contact

Servicedesk KOOP

drop@koop.overheid.nl
070 7000 526

Wij zijn ook actief op YouTube en LinkedIn!

  • Op onze YouTube-pagina vindt u verschillende demovideo's die u helpen bij het gebruik van onze applicaties.
  • In de GVOP-groep op LinkedIn kunt u uw ervaringen uitwisselen met andere gebruikers, ook over DROP. Wij leveren ook een actieve bijdrage aan deze groep.